پومودورو، روشی برای مدیریت بهتر زمان

به گزارش سرویس وبگردی خبرگزاری صدا و سیما ، اگر می‌خواهید در مدیریت زمان مهارت پیدا کنید، تکنیک پومودورو می‌تواند به شما کمک شایانی کند. در این مطلب، روش پومودورو و نحوه‌ استفاده از آن را به شما توضیح خواهیم داد.

تکنیک پومودورو چیست؟
تکنیک پومودورو یکی از روش‌های مدیریت زمان است که نویسنده و توسعه‌دهنده‌ نرم‌افزار، فرانسیسکو سیریلو (Francesco Cirillo)، آن را توسعه داده و کامل کرده‌است. در اواخر دهه‌ ۱۹۸۰ و اوایل دهه‌ ۹۰، سیریلو از زمان سنج (تایمر) کوچکی به شکل گوجه‌فرنگی برای دنبال‌ کردن کارهایی که در دانشگاه خود انجام می‌داد، استفاده کرد. پومودورو در زبان ایتالیایی به معنای گوجه‌فرنگی است و با ویژگی‌های زمان سنج غذایی که سیریلو برای بنا نهادن روش خود از آن الهام گرفت، مرتبط است.

تکنیک پومودورو ساده است؛ شما در فواصل زمانی کارتان استراحت می‌کنید. بعد از هر ۲۵ دقیقه کار، ۵ دقیقه استراحت می‌کنید و هر ۱۰۰ دقیقه یک بار برای مدت بیش‌تری استراحت می‌کنید. این اصل بیان می‌کند که اگر افراد در فواصل زمانی کارشان استراحت کنند و برای بازیابی انرژی به ذهن خود زمان بدهند، بازده بیش‌تری خواهند داشت.

پومودورو به افراد کمک می کند تا با تقسیم کار به بخش‌هایی که بیش‌تر کنترل‌‌پذیر هستند، انرژی خود را برای کار بهبود بخشند. این روش با برنامه ریزی برای وقفه‌ها، به دنبال کاهش تأثیر وقفه‌های برنامه‌ریزی‌نشده بر جریان کار است.

وقفه‌ها در حین تکنیک پومودورو می‌توانند به یکی از دو نتیجه منجر شوند؛ یعنی یا باید پومودورو را رها کنید و دوباره شروع کنید، یا وقفه را به عنوان چیزی که باید بعدا به آن مراجعه کنید، ثبت کنید و آن را موردی در نظر بگیرید که باید در برنامه‌ریزی اصلی شما گنجانده شده‌ باشد. منتقدان این روش رویکردی را ترجیح می‌دهند که کم‌تر سختگیرانه است؛ با این حال، افرادی که از روش پومودورو استفاده می کنند، از آن برای کمک به تمرکز و روحیه در طول پروژه‌های طولانی و روزهای کاری بهره‌مند می‌شوند.

چگونه تکنیک پومودورو را به کار بریم

پس از این که متوجه شدید پومودورو چیست باید برای استفاده از روش پومودورو، مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. هدف خود را تعیین کنید

برای تعیین هدف، تصمیم گیری کنید که چه کاری باید انجام شود. شاید شما در حال تلاش برای نوشتن یک مقاله‌ تحقیقاتی یا گذراندن یک روز کاری طولانی با حجم زیادی از کارهای ریز هستید! در هر حال، باید تکنیک پومودورو را با ایده‌ روشنی از آنچه می‌خواهید به انجام برسانید، پیاده کنید؛ این امر ممکن است به این معنی باشد که لازم است در ابتدای جلسه، چند دقیقه وقت بگذارید تا آنچه را که باید در مراحل مشخص انجام دهید، تعیین کنید.

۲. خودکار، کاغذ و زمان سنج را آماده کنید

در قسمت دوم اجرایی کردن تکنیک پومودورو نیاز به کاغذ و تایمر دارید. برای تکمیل این بخش فقط به ۳ مورد نیاز دارید: یک قلم، یک قطعه کاغذ و یک تایمر. می‌توانید از تایمر پخت‌وپز یا تایمر موجود در نرم‌افزار ساعت گوشی خود استفاده کنید.

۳. زمان سنج خود را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید
وقتی هر آنچه برای تکنیک پومودورو نیاز دارید آماده و هدف پروژه‌ خود را تعیین کردید، می‌توانید تایمر خود را شروع کنید. از هر دوره‌ تایمر به عنوان یک پومودورو یاد می‌شود و باید ۲۵ دقیقه طول بکشد و بعد به دنبال آن، استراحت کوتاهی داشته‌باشید. پس از اتمام ۴ پومودورو، استراحتی طولانی داشته‌باشید که حدود ۱۵ تا۲۰ دقیقه طول بکشد.

۴. تا زنگ خوردن تایمر، روی کار خود تمرکز کنید

تا زنگ خوردن تایمر، روی پروژه‌ خود کار کنید. در ادامه، نکاتی را برای بهبود تمرکز در تکنیک پومودورو آورده‌ایم:

• در روش پومودورو باید اهداف کوچکی را تعیین کنید؛
• وظایف خود را بنویسید؛
• خواب کافی داشته‌باشید؛
• در ابتدای هر روز ورزش کنید.

۵. استراحت خود را علامت بزنید و به مدت ۵ دقیقه وقفه دهید

در تکنیک پومودورو مدیریت زمان هنگامی که تایمر زنگ می‌خورد، استراحت خود را روی یک ورق کاغذ یادداشت کنید. می‌توانید این کار را با کشیدن یک جدول و پُر کردن آن با علامت‌هایی در هر بار استراحت انجام دهید.

۶. بعد از هر ۴ پومودورو، مدت زمان بیش‌تری استراحت کنید

پس از اتمام ۴ مرحله از روش پومودورو، می‌توانید قبل از تمرکز دوباره بر کارتان، به خودتان زمان بیش‌تری بدهید تا ذهنتان را آماده‌تر کنید. تکنیک پومودورو به شما امکان می‌دهد که در بین جلسات طولانی کار، انرژی خود را بازیابید و مغزتان زیاد خسته نشود.

نکات بیش‌تری درمورد تکنیک پومودورو

پس از این که دریافتید تکنیک پومودورو چیست و چگونه باید از آن استفاده کرد، در ادامه به بررسی تعدادی نکته درمورد آن می‌پردازیم. در تکنیک پومودورو، کاربران باید مجموعه‌مهارت‌های خود را در برنامه‌ریزی، ثبت، تجسم و تقویت کنند. هنگام برنامه‌ریزی برای هدف خود، استفاده از تکنیک‌های مطمئن و اثبات‌شده‌ای مانند ایجاد لیستی از مواردی که باید انجام شوند، به‌کار‌گیری این روش را آسان‌تر می‌کند.

وقتی که حین کار در مراحل تکنیک پومودورو مدیریت زمان هستید، نباید به‌‌غیر از اتمام وظیفه‌ای که اکنون به آن مشغولید، روی چیز دیگری تمرکز کنید؛ بنابراین، مهم است که روز خود را به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که با شرایط لازم برای موفقیت شما هماهنگ باشد.

یکی دیگر از نکات مهم در تکنیک پومودورو، نحوه‌ی مدیریت حواس‌پرتی شماست، زیرا به دلیل ماهیت نظام‌مند فرایند این تکنیک، جایی برای حواس‌پرتی وجود ندارد. روشی به نام «اطلاع‌رسانی، توافق، برنامه‌ریزی، تماس» می‌تواند در شرایطی استفاده شود که وقفه‌ای ایجاد شده‌است که باید بعدا به آن رسیدگی شود، مثلا هنگامی که همکاری مرحله‌ی پومودوروی شما را قطع می‌کند.

در روش پومودورو، با استراتژی‌های زیر وقفه‌ها‌ی ایجاد‌‌شده را مدیریت می‌کنید:

• اطلاع‌رسانی: مؤدبانه به فردی که به توجه شما نیاز دارد، اطلاع دهید که در حال حاضر مشغول هستید.
• توافق: درمورد زمان مناسبی که بتوانید پاسخ‌گوی آن فرد باشید، به توافق برسید.
• برنامه‌ریزی: درمورد آن زمان برنامه‌ریزی کنید.
• تماس: در زمان مناسب با آن فرد تماس بگیرید و درمورد کاری که با شما دارد، صحبت کنید.

مزایای استفاده از تکنیک پومودورو

برای برخی از افراد، رویکردهای مدیریت زمان دارای مزایای مختلفی است، از جمله اینکه به آنها کمک می‌کند تا مهارت‌های مدیریت زمان خود را پرورش دهند که این می‌تواند در محل کار و همچنین در رزومه مورد استفاده قرار گیرد. تکنیک پومودورو مزایای بی‌نظیری دارد، از جمله:

۱. مسئولیت‌پذیری

با پیگیری کار در بین جلسات، می‌توانید میزان مسئولیت پذیری خود را افزایش دهید. هنگام استفاده از تکنیک پومودورو، یک گزینه این است که در پایان جلسه، آنچه را در هر جلسه به انجام رسانده‌اید، یادداشت کنید. این روش پومودورو می‌تواند به عنوان گزارشی از بازده شما باشد که مدیرانتان بابت آن از شما قدردانی خواهند کرد.

۲. فواید روانی و جسمی

در تکنیک پومودورو با تعبیه‌‌ زمان‌های کوتاه استراحت بین کارهایتان یا زمانی برای بلند شدن و راه رفتن در محیط، می‌توانید از نظر روانی و جسمی در طول روز کاری احساس بهتری داشته‌باشید.

۳. حفظ انگیزه

تکنیک پومودورو به شما امکان می‌دهد تا انگیزه خود را حفظ کنید، زیرا کارها را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم می‌کند. این مشابه روشی است که مدیران اغلب برای فعال نگه ‌داشتن کارکنان از آن استفاده می‌کنند.

۴. برنامه‌ریزی بهتر

همان‌ طور که با تکنیک پومودورو آشنا شدید، می‌توانید در مراحل برنامه‌ریزی تعیین کنید که برای انجام یک کار حدودا به چند جلسه‌ پومودورو نیاز دارید. این امر باعث می‌شود که دقیق‌تر برنامه‌ریزی کنید و از مزایای مدیریت زمان بهره‌مند شوید که می‌تواند کل شرکت را کارآمدتر کند.

۵. توان‌مندی بیش‌تر در مدیریت حواس‌پرتی‌ها

تکنیک پومودورو به کاربران این امکان را می‌دهد که احساس کنند توانایی مدیریت زمان و حواس‌پرتی‌های خود را دارند. با روش پومودورو مانند اطلاع‌رسانی، توافق، برنامه‌ریزی و تماس، افراد توانایی مدیریت حواس‌پرتی در اوقات شخصی خود را نیز دارند.

منبع: indeed.com